POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1 Responsables del tratamiento:
La Compañía Agropecuaria de Colombia, COLCAGRO S.A.S, actúa como responsable del tratamiento
de la información personal.
Responsable del Tratamiento
COLCAGRO S.A.S
Nit
901444413-2
Dirección
Calle 8 # 19 03
contacto@colcagro.com.co
1.2 Definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento
de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas,
o a la sociedad en general, como el dato financiero o crediticio.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y
los datos biométricos.
Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Información: Se refiere a
un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o
encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.
1.3 Objetivo de la política
La política de tratamiento de datos personales tiene como propósito regular la recolección, uso y
tratamiento de datos personales realizada y establecer los criterios bajo los cuales se realiza el
tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales
utilizados por COLCAGRO S.A.S., obedeciendo a los principios de transparencia, libertad y finalidad,
entre otros establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
1.4 Alcances
La política de tratamiento de datos personales, establece los criterios que COLCAGRO S.A.S., ha
incorporado para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercer el derecho de
hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la
protección de la información personal.
1.5 Titulares a quien va dirigida la política
La presente política de tratamiento de datos personales, está dirigida a:
A. Clientes
B. Proveedores
C. Colaboradores
D. Contratistas
E. Encargados de la información, y en general,
F. Cualquier titular de la información, ya sea actuando en nombre propio, o como representante
legal, que, con ocasión a las actividades que se encuentre vinculado con COLCAGRO S.A.S,
se requiera de su información personal para el desarrollo de la misma.
1.6 Cumplimiento Normativo del Régimen de protección de datos personales
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección
de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley
1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de
2011 y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
2.1 Tipos de bases de datos personales
COLCAGRO S.A.S, tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales se clasifican de la siguiente
manera:
Tipo de Bases de Datos
Finalidad
Colaboradores
En esta categoría se encuentran las bases de datos relacionadas con
la gestión de la nómina, seguridad y salud en el trabajo, personal que
clasificó para el proceso de selección de vacantes, consulta para los
procesos internos, control de asistencia a capacitaciones, indicadores
demográficos, mediciones de clima organizacional, seguimiento de
roles y cargos.
Clientes
En esta categoría están todas las bases de datos y/o archivos físicos
o digitales, relativos a la gestión de los clientes, tiene diferentes
finalidades, entre ellas, seguimiento a los contratos, para realizar
consultas, mercadeo, fidelización, y en general, gestión y control.
Contratistas/
Proveedores
En esta categoría se encuentran todas las bases de datos y/ o
archivos físicos o digitales relativos a los proveedores, y tiene como
finalidad la gestión de los mismos, pagos, verificación de listas de
lavado de activos, fecha de vinculación, evaluación, entre otras.
Servicio al Cliente
En esta categoría se encuentran todas las bases de datos y/o archivos
físicos o digitales relativas al control de visitantes/usuarios
interesados, en cumplimiento de normativa de seguridad y salud en el
trabajo.
Archivos de Obsoletos e
Inactivos
En esta categoría se encuentran todos los documentos que por
efectos del servicio dejan de ser útiles para el mismo, o documentos
internos obsoletos que cuentan con actualizaciones más recientes.
Información Contable,
Financiera y fiscal
En esta categoría se agrupan todos los documentos pertinentes a la
información financiera y contable, documentos de facturación, gestión
fiscal, y demás consultorías, auditorías y servicios relacionados.
Listado maestro de
documentos y registros
Esta categoría contiene todos los documentos pertinentes a la
administración de sistemas de información, desarrollo operativo,
procedimientos administrativos y gestión administrativa (Gerencia,
RRHH, SIG), así como gestión de sanciones, amonestaciones y
demás pertinentes al sistema.
2.2 Tipos de datos recolectados:
COLCAGRO S.A.S, recolecta datos generales de identificación de las personas, igualmente datos
biométricos de las mismas, datos de ubicación, datos sensibles, datos de contenido socioeconómico y
otro tipo de datos como datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas, datos
personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
2.3 Tratamiento al que se someten datos personales
Los datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento:
Recolección
COLCAGRO S.A.S, recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con
su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera
directa al titular, o a través de terceros con la autorización del titular.
Los instrumentos utilizados, cuentan con todos los requisitos establecidos según la normatividad en
materia de protección de datos personales, y obedece a los principios de transparencia, libertad y
finalidad
Área responsable
Base de Datos
Instrumento de recolección
Área de Gestión
Humana
Colaboradores
HV con soportes académicos y laborales.
Formato de Actualización de datos
Exámenes de ingreso, retiro y periódicos
Evaluación de desempeño
Evaluación de periodo de prueba
Área Administrativa
Servicio al Cliente
Gestión de Clientes
PQRSF
Listado maestro de
documentos y
registros
Matriz Listado de maestro de documentos y
registro
Archivos obsoletos e
inactivos
Registro de entrada y salida de documentos
Información Contable,
Financiera y fiscal
Estados financieros
Renta
Gestión de facturación
Gestión económica y contable
Gestión fiscal
Área comercial
Clientes/Usuarios
Creación de Usuario
Documento de identificación
Datos de ubicación
Documentación legal
Registro e información de productos o servicios
Proveedores
Gestión de cobros y pagos
Gestión de proveedores y contratistas
Documentación legal de entidades
Almacenamiento
El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se encuentra en
servidores, y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y con
controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.
Así mismo, COLCAGRO S.A.S, dispone del procedimiento de elaboración, control y registro de
documentos (GCI-PRD-01) y así mismo de un Listado Maestro de Documentos (GCI-MT-01) que
definen las fechas de ingreso de la documentación, descripción, ubicación, estado, tiempo de retención
(Máximo 2 años o lo establecido por la ley), responsable y origen (interno-externo).
En cuanto a imágenes, que se capturan en apoyo a los servicios prestados, la duración del
almacenamiento es proporcional a la membresía y cumplimiento del servicio contratado por el cliente o
usuario, luego de lo cual se realizará la supresión de la información o material audiovisual.
Uso y finalidad de la recolección de información
El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes
objetivos, entre ellos, se encuentran:
A. Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR) fidelización de
clientes, envío de comunicaciones
B. Procedimientos administrativos, administración de sistemas de información, gestión de claves,
administración de usuarios, desarrollo operativo
C. Gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión de proveedores y contratistas,
histórico de relaciones comerciales, requerimientos por organismos de control
D. Encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados,
ofrecimiento de productos y servicios.
E. Control de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo temporal,
prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal.
F. Gestión contable, fiscal y administrativa, requerimientos por organismos de control, datos
privados y sensibles, atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o
administrativa.
G. Gestión de tareas básicas de administración; informar por cualquiera de los medios
proporcionados al momento del suministro de la información, las promociones, novedades,
productos y servicios actuales y futuros relacionados con los productos adquiridos; responder
a solicitudes específicas de los titulares de la información, y otras finalidades comerciales
directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de COLCAGRO S.A.S.
Sin perjuicio de lo anterior, todos los canales de comunicación donde hay transmisión de información
por parte de los titulares, establece la finalidad de la recolección de la información.
Circulación
COLCAGRO S.A.S, actuando como responsable de la información, y resguardando la privacidad, no
comparte información personal con terceros, salvo de la manera indicada a continuación.
a. Aliados comerciales: Empresas con actividad financiera o comercial con las que
COLCAGRO S.A.S tenga una relación de colaboración o alianza, con la finalidad de ofrecer
promociones, productos y servicios de dichas empresas o marcas, velando que se cumplan
con estándares de confidencialidad y seguridad mediante la firma de acuerdos o convenios
y en cumplimiento con la legislación aplicable.
b. Contraparte en la transacción: otros usuarios de la plataforma COLCAGRO, en las
condiciones previstas, con la finalidad de ponerlo en contacto con el vendedor, profesional
/ Marca, o comprador para efectos de las transacciones a realizar.
c. Autoridades públicas: Autoridades administrativas y judiciales, en favor de la Ley, y en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial con efecto y finalidad de colaborar
en investigación ante fraudes, violaciones o ilícitos que pudiesen generar responsabilidad
legal a COLCAGRO S.A.S, y dar cumplimiento a la disposición legal aplicable.
d. Administración Informática: todos aquellos colaboradores y personas naturales que
participan en el seguimiento y desarrollo de la plataforma, manejo de Back Office, BackUp,
etc.
e. Usuarios y/o visitantes en general: otros usuarios y/o visitantes de nuestra plataforma, con
la finalidad de calidad del servicio al consumidor final, brindándole información para que
tome una decisión de compra o adquisición de servicios informada. Se publicará en la
plataforma el número de ventas realizado por el vendedor, así como reputación, de
vendedores, marcas y profesionales, la atención brindada, opiniones de los compradores.
Finalmente, COLCAGRO S.A.S no será responsable por el uso indebido de la información personal
que haga cualquier tercero cuando sean estos terceros quienes recolectan y/o traten la información
personal.
Supresión
La información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos: legales,
contractuales, tributarios, con fines de auditoría, entre otros relacionados, permanecerá de acuerdo a
los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.
La información personal recolectada en bases de datos, cuyos fines sean obligatorios por la ley, serán
suprimidos tan pronto como se termine la finalidad de su recolección o sé de cumplimiento al servicio y
los acuerdos pactados con el titular de la información.
La información comercial respecto a los servicios será suprimida del Backup, luego de darse con
efectividad el Negocio en un tiempo de 1 año.
2.4 Autorización para el tratamiento de datos personales:
COLCAGRO S.A.S., solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, mediante el
formato (ANEXO 1.), la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto
mecanismos idóneos para garantizar para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha
autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o
cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo
con los requisitos establecidos por la Ley.
Medidas de protección:
COLCAGRO S.A.S tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias
para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad,
uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente COLCAGRO S.A.S, ha
implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a
datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:
a. Política de Tratamiento de Datos Personales
b. Controles de seguridad de información para la validación de datos de salida
c. Acuerdos de confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la
información personal
d. Controles de seguridad durante el mantenimiento de los sistemas de información personal.
e. implementación de medidas de ciberseguridad tecnológica, que protegen los computadores y
servidores de la organización de malware.
f. Procedimiento para el tratamiento de información personal
3. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato para:
f. Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados
del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento
esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
g. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.
h. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha dado a mis datos personales.
i. presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al
régimen de protección de datos personales.
j. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
k. Acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
l. Solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se
encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha
otorgado para el tratamiento.
m. Si considera que COLCAGRO S.A.S está haciendo mal uso de sus datos, puede reclamar
respecto a inconformidades, el reclamo será atendido según el procedimiento GCI-PRD-
01, que podrá ser consultado en www.colcagro.com.co.
n. Para solicitar o reclamar información el titular deberá acreditar la titularidad de la
información con Nombres y apellidos completos, números de identificación, dirección de
domicilio, teléfono de contacto, correo electrónico, brindar la información necesaria para
tramitar su solicitud (anexos, soportes).
o. Acceder a los canales electrónicos: contacto@colcagro.com.co
p. Acceder a los canales físicos: Calle 8 # 19 03. Yopal, Casanare.
De la misma manera los titulares deberán cumplir con los siguientes deberes:
a. La información suministrada por el titular al encargado
b. tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
c. El titular de la información deberá rectificar la información cuando sea incorrecta o
desactualizada, comunicando lo pertinente al encargado del tratamiento.
d. La información deberá conservarse bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir sud aulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
La presente política entra en vigencia en la fecha de expedición: 07/01/2021
Firma,
Luis Guillermo Pérez
CEO COLCAGRO S.A.S
ELIMINAR DATOS O PERFIL
Para solicitar la eliminación de tus datos puedes realizarlo de manera manual, solo tienes que entrar al
menú principal, posteriormente Editar perfil y en la parte inferior, al final, aparece la opción de Eliminar
cuenta, donde puedes eliminar tus datos sin ningún problema, la opción queda a disposición del
usuario. Después de dar clic en la opción el usuario no podrá recuperar los datos, solo podrá volver a
crear nuevamente un usuario desde cero.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la política
interna de manejo de la información implementada por COLCAGRO S.AS. y las demás normas concordantes,
a través de las cuales se establecen disposiciones generales en materia de hábeas data y se regula el
tratamiento de la información que contenga datos personales, me permito declarar de manera expresa que:
1. Autorizo de manera libre, voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a COLCAGRO S.A.S para que
en los términos legalmente establecidos realice la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y
en general, el tratamiento de los datos personales que he procedido a entregar o que entregare, en virtud de las
relaciones legales, contractuales, comerciales y/o de cualquier otra que surja, en desarrollo y ejecución de los
fines descritos en el presente documento.
2. Dicha autorización para adelantar el tratamiento de mis datos personales, se extiende durante la totalidad del
tiempo en el que pueda llegar consolidarse un vínculo o este persista por cualquier circunstancia con la empresa
COLCAGRO S.A.S y con posterioridad al finiquito del mismo, siempre que tal tratamiento se encuentre
relacionado con las finalidades para las cuales los datos personales, fueron inicialmente suministrados de
acuerdo a la Política de tratamiento de datos personales.
3. En ese sentido, declaro conocer que los datos personales objeto de tratamiento, serán utilizados
específicamente para las finalidades derivadas como:
___Cliente,___Proveedor,___Empleado,___Accionista,___ Otro_________________
4. Der igual forma, declaro que me han sido informados y conozco los derechos que el ordenamiento legal y la
jurisprudencia, conceden al titular de los datos personales y que incluyen entre otras prerrogativas las que a
continuación se relacionan:
a.
Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del
tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
b.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando
expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento.
c.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud,
respecto del uso que le ha dado a mis datos personales.
d.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de
protección de datos personales.
e.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f.
Acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
La política de tratamiento de datos personales adoptada por COLCAGRO S.A.S., podrá ser consultada en la
Página Web. www.colcagro.com.co
Finalmente, manifiesto conocer que en los casos en que requiera ejercer los derechos anteriormente
mencionados, la solicitud respectiva podrá ser elevada a través de los mecanismos dispuestos para tal fin por
la COLCAGRO S.A.S, que corresponden a los siguientes: